Opnieuw is er een nieuwe EU-richtlijn die door de Bondsregering moet worden uitgevoerd. De Wetsontwerp over de zogenaamde klokkenluidersbeschermingswet, die eigenlijk per 17 december 2021 had moeten worden ingevoerd, is nu door het federale ministerie van Justitie gepresenteerd. In overeenstemming met het gepubliceerde wetsontwerp verschijnen er steeds meer aanbieders die kant-en-klare oplossingen voor klokkenluiderssystemen aanbieden. Met de invoering van dergelijke "kant-en-klare oplossingen" zou het probleem snel zijn opgelost, maar is het echt zo eenvoudig?
Als men alleen op zoek is naar "het volgen van de richtlijn", d.w.z. naleving, lijken dergelijke oplossingen zeer aantrekkelijk. Maar is men zich bewust van de gevolgen die kunnen ontstaan?
Klokkenluider: moderne held?
De term en de klokkenluiders zelf hebben vaak een negatieve connotatie. Klokkenluiders van bedrijfsmisbruik of van twijfelachtige overheidsprocedures worden gewoonlijk niet beschouwd als helden die een ongemakkelijke waarheid aan het licht brengen. Zij worden geconfronteerd met tuchtprocedures, ontslag op staande voet en in extreme gevallen zelfs een leven op de vlucht. Het is verstandig en juist om deze mensen te beschermen tegen represailles van werkgevers.
De invoering van een klokkenluidersregeling getuigt echter ook van een verandering in de cultuur en het innovatiemanagement van de onderneming: werknemers kunnen en mogen zich uitspreken, dreigende klachten worden herkend en kunnen dus ook in een vroeg stadium worden weggewerkt.
In theorie maakt dit het bedrijf aantrekkelijker en laat het zelfs zien dat het open en modern is.
Klokkenluiders en het gevaar van laster
De overhaaste en ondoordachte oprichting van een meldpunt brengt echter ook risico's met zich mee die snel een gevaar worden voor de onderneming.
Een voorheen open bedrijfscultuur kan veranderen in een lastercultuur. Een jarenlang opgebouwde teamcultuur kan in zeer korte tijd teniet worden gedaan. Er ontstaat ineens een heel ander soort feedback: in plaats van face to face in de teamvergadering te praten over uitdagingen of wrijvingspunten, worden tips anoniem doorgegeven. De communicatie verschuift naar het klokkenluiderssysteem.
Bovendien is een dergelijk systeem niet "per se" geschikt voor alle regio's, tijden en culturen. Vooral in culturen waar geen ervaring is met feedbacktradities in bedrijven, worden klokkenluidersystemen vaak misbruikt voor interne conflicten en/of machtsstrijd. Het beschadigen van de reputatie van collega's of superieuren kan dus heel goed worden gebruikt als instrument voor de eigen carrièreplanning. De anonieme beschuldiging dat een bedrijf corrupt is, bijvoorbeeld, is (helaas) ook een van de gebruikelijke "wapens" van de concurrentie op sommige markten.
Natuurlijk is dit een scenario dat niet hoeft te gebeuren. Maar het kan gebeuren, zoals we in onze praktijk al hebben ervaren.
Hier volgen enkele voorbeelden/verdere risico's:
Klokkenluiden in India: Een middelgrote onderneming met 250 werknemers in Duitsland en 80 werknemers in India wilde een innovatieve richting inslaan en een klokkenluidersregeling opzetten in haar productiefaciliteiten. In het eerste jaar werd het systeem één keer in Duitsland en 277 keer in India gebruikt.
Het grote aantal meldingen leidde tot een (tijds)overbelasting. Met onze hulp probeerden zij uit te zoeken hoeveel van de zaken geldige beschuldigingen bevatten en hoeveel er leeg waren. Uit ons onderzoek bleek een percentage van minder dan 1% geldige meldingen. Het probleem is dat er minder acceptatie is bij het management om de rapporten te behandelen, zodat de relevante 1% verloren dreigen te gaan. Het gevaar bestaat dat een dergelijk systeem "onoverzichtelijk" wordt en dat de echte begunstigden worden verzwakt of zelfs over het hoofd worden gezien, omdat de verantwoordelijken geen onderscheid meer kunnen maken tussen echte en valse meldingen.
Met een andere middelgrote bedrijven een nieuwe eigenaar had een werkwijze gevonden van een nogal ruziënd team in de administratie, gekenmerkt door een gebrek aan transparantie en uitwisseling van feedback. Het duurde bijna twee jaar van intensieve teambuilding enz. voordat de bedrijfscultuur aanzienlijk verbeterde. Toen een jaar later een klokkenluidersregeling werd ingevoerd, verslechterde de teamcultuur in de daaropvolgende maanden opnieuw drastisch en werd er steeds meer geklopt.
Klokkenluidersregeling: een vloek en een zegen tegelijk!
Elke onderneming, instelling of instantie heeft zijn eigen "geleefde" systeem van bedrijfscultuur en waarden. Sommige hebben een meer open communicatiecultuur waarin allerlei problemen en vraagstukken direct kunnen worden aangepakt. Andere daarentegen werken nog steeds op een strikt hiërarchische manier, waardoor het moeilijker is om "echte" feedback naar boven te sturen. Het lijkt dan ook logisch om voorzichtig te zijn met het overhaast overnemen van een bestaand klokkenluiderssysteem zonder na te gaan of het wel voldoet aan de behoeften en de interne eisen van de onderneming. Naar onze mening moet het systeem individueel worden ontwikkeld en vastgesteld. De werknemers moeten ook vertrouwd worden gemaakt met het systeem door middel van een intensieve opleiding.
Om deze passende oplossing te ontwikkelen, moet het gehele systeem van ondernemers worden bekeken: Welke processen en mechanismen bestaan er al? Waar of wat moeten we aanpassen? Welke oplossing op de markt past bij onze behoeften en moet uiteindelijk worden ingevoerd?
Hebben we verschillende rapportagepunten nodig? Maken we bijvoorbeeld onderscheid tussen een tip die over diefstal gaat en een tip die over seksuele intimidatie gaat?
Een holistische, strategische aanpak helpt om de cruciale vragen te stellen en de antwoorden te vinden.
Heeft u al een klokkenluidersregeling geïntegreerd of wilt u dit onderwerp behandelen en heeft u vragen hierover? Schrijf ons:
Case Study:
Klokkenluider - crisismodus in het bedrijf
Iedereen heeft het wel eens meegemaakt - als werknemer:in of als werkgever:in - de reis samen duurt niet altijd een leven lang. De omstandigheden van de scheiding kunnen variëren en de scheiding eindigt niet altijd vreedzaam. Maar als een klokkenluider plotseling opduikt met beschuldigingen die in het ergste geval juridische gevolgen kunnen hebben, moet er worden ingegrepen...
